Pentingnya Tata Krama Bagi Sekretaris

sekreSeorang sekertaris perlu sangat menjaga tata krama karena

  1. Dirinya berdiri sebagai perwakilan perusahaan dalam urusan interaksi dengan pihak luar dan tamu yang akan berinteraksi dengan perusahaan.
  2. Sekertaris merupakan pihak yang paling sering dihubungi dan diminta bantuan untuk menyampaikan sesuatu ke atasan atau perusahaan.

  3. Sekertaris menjadi ujung tombak perusahaan atau atasan dalam membuat surat pemeberitahuan atau undangan.

sekretarisTugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya.

Sekretaris profesional harus memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut:

  1. Menampilkan Citra Perusahaan
    Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
  • Baik dan Bertanggung Jawab
    Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

  • Pandai Menjaga Rahasia
    Sebagai tangan kanan bos dan selalu mendapat kepercayaan dari bos, sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan.

  • Tahu Teknologi
    Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

  • Tahu Accounting dan Pembukuan
    Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

  • Harus Bisa Bahasa Asing.
    Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri

  • Mempelajari Karakter Bos.
    Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

  • Mempunyai Etika yang Baik.
    Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

  • Pandai Berbicara di Depan Publik
    Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atua pada saat meeting.

  • Dari sekian banyaknya tugas seorang sekretaris profesional, ternyata mempunyai etika yang baik termasuk dalam dalam tugas seorang sekretris yang wajib harus dikuasai.
    Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

    Menerapkan tata krama yang baik adalah penting bagi seorang sekretaris agar dapar menjalin relasi yang baik, baik dari internal maupun eksternal perusahaan. Di samping itu, sebagai representasi dari perusahaan, dengan tata krama yg baik, ia juga turut menjaga nama baik perusahaan.

    PERAN SEKRETARIS
    Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan, Guna menunjang kegiatan atasan tersebut seorang sekretaris harus mempunyai peran dan tanggung jawab yang tepat, oleh karena itu secara global peran dan tanggung jawab sekretaris adalah :

    A. Peran
    Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjan atasn yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya, seperti :
    a. Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat , maka sekretaris yang menyiapakn mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya
    b. BIla pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat tersebut.
    c. Demikian juga apbila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.

    B. Tanggung Jawab
    Dalam bekerja maka seorang sekretaris, mempunyai tanggung jawab yang cukup besar yaitu meningkatkan dan mempertahankan citra atasan, dalam hal ini sekretaris dituntut untuk selalu menjaga nama baik atasan dalam hal apapun baik dalam lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan. Mempertahankan citra atasan terkadang juga harus melakukan tindakan atau perkataan yang berbeda dengan fakta yang ada, seperti pabila atasan dating terlambat maka sekretaris harus dapat berargumen bahwa atasan terlambat karena adanya pekerjaan yang di lakukan diluar kantor. Demikian juga untuk hal lainnya. Hal ini dilakukan agar citra atasan tetap baik.

    Guna meningkatan peran dan tanggung jawab ini, seorang sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor seperti :
    a. Meningkatkan fungsi kantor, yaitu meningkatkan kantor sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran tentang jalannya usaha, atau sebagai pusat informasi atau sebagai pusat pelayanan masyarakat dan juga sumber data.

    b. Memperlancar kegiatan ketatausahaan seperti mengetik, kearsipan, Komputer, dan penggandaan dokumen yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.

    c. Mempererat hubungan antara bawahan dengan atasan dalam hal komunikasi, karena itu sekretaris dapat dikatakan sebagai media penghubung dan juga penghubung antara dunia luar dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri.

    d. Sebagai media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian.

    Untuk memenuhi peran dan tanggung jawab tersebut yang sedemikian besar maka syarat yang diwajibkan untuk menduduki jabatan ini adalah :

    A. Keterampilan dasar

    Kemampuan mengetik 10 jari
    Kemampuan ini berguna untuk mengerjakan berbagai pekerjaan kantor baik dengan mesin tik, atau computer, kemampuan minimal adalah kecepatan 200 entakan per menit, dengan kesalahan maksimal 3 entakan.

    Penanganan Kearsipan
    Kemampuan mengelola berkas sampai pada penyimpanan serta penggunaan system dengan benar. Agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Dengan standar waktu penemuan kembali maksimal 3 menit

    Komputer
    Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai keperluan dan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta PowerPoint. Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai keperluan baik mengirim dan menerima berita atau mencari data.

    Korespondensi
    Suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri.

    Menerima dikte
    Kemampuan dalam menerima instruksi atau berita, baik dengan cara ditulis tangan atau kemampuan komputer.

    Pengetahuan Bank dan kas kecil
    Suatu kemampuan yang memperlancar pekerjaan dalam hubungannya dengan keuangan atasan.

    B. Keterampilan khusus

    Tata Krama Lingkungan Kerja
    Mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-kaidah atau aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di lingkungan kerja.

    Tata Krama Bertelepon
    Dapat menggunakan telepon dengan berbagai fungsi untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya dengan standar kepuasan pelanggan

    Komunikasi Efektif
    Dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan jelas secara lisan maupun tulisan, serta dapat menyampaikan pendapat atau pesan di muka umum.

    Hubungan Antarpribadi
    Suatu cara untuk menyesuaikan diri dalam pergaulan, mempunyai cara-cara pendekatan baik kepada atasan maupun relasi.

    C. Penampilan
    Adalah hal penunjang untuk menjadi pegawai yang profesional. Penampilan ini sangat penting karena citra seseorang dapat dilihat dari penampilannya. Penampilan ini mencakup tata cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias, tata cara menggunakan asesoris di samping juga cara berjalan, cara berdiri dan cara duduk juga merupakan hal yang penting dalam penampilan.

    Dikutip dari beberapa sumber.

    Iklan

    2 thoughts on “Pentingnya Tata Krama Bagi Sekretaris

    Tinggalkan Balasan

    Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

    Logo WordPress.com

    You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

    Gambar Twitter

    You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

    Foto Facebook

    You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

    Foto Google+

    You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

    Connecting to %s